Dacă intenționați să utilizați acte moldovenești în străinătate — pentru studii, muncă, cetățenie, căsătorie sau afaceri — este foarte posibil să aveți nevoie de apostilă.
Pentru mulți oameni, procedura pare complicată: unde se aplică, pe ce documente este necesară și care este diferența dintre apostilă și legalizare? În acest ghid explicăm clar și simplu tot ce trebuie să știți despre apostilarea actelor în Republica Moldova.
Ce este apostila?
Apostila este o formă simplificată de legalizare internațională a documentelor oficiale.
Ea confirmă autenticitatea:
- semnăturii de pe act;
- calității persoanei care a semnat documentul;
- ștampilei sau sigiliului aplicat pe act.
Apostila este valabilă în statele membre ale Convenției de la Haga din 5 octombrie 1961. Republica Moldova aplică prevederile acestei convenții din 16 martie 2007.
Când este necesară apostila?
De regulă, apostila este necesară atunci când un document emis în Republica Moldova trebuie prezentat într-o altă țară.
Cele mai frecvente situații:
- obținerea cetățeniei;
- studii peste hotare;
- angajare în străinătate;
- căsătorie în alt stat;
- obținerea permisului de ședere;
- deschiderea unei companii;
- proceduri judiciare sau notariale internaționale.
Ce acte pot fi apostilate?
În Republica Moldova, apostila se aplică pe diferite tipuri de acte oficiale. Printre cele mai solicitate se numără:
Acte de stare civilă
- certificat de naștere;
- certificat de căsătorie;
- certificat de divorț;
- certificat de deces.
Acte de studii
- diplome;
- suplimente la diplomă;
- atestate;
- certificate academice.
Acte notariale și juridice
- procuri;
- declarații;
- hotărâri judecătorești;
- acte notariale;
- documente emise de instanțe sau procuratură.
Alte documente
- cazier judiciar;
- documente CNAS;
- anumite certificate medicale.
Pe ce NU se aplică apostila?
Apostila nu se aplică:
- documentelor diplomatice sau consulare;
- documentelor administrative legate direct de operațiuni comerciale sau vamale.
Cine aplică apostila în Republica Moldova?
În Republica Moldova, apostila este aplicată de către Ministerul Justiției al Republicii Moldova.
Informații oficiale:
Apostila electronică (e-apostila)
Din 2013, Republica Moldova utilizează e-apostila — apostila electronică.
Aceasta constă într-un document PDF care conține:
- copia scanată a actului;
- apostila electronică semnată digital.
Avantajele e-apostilei:
- proces mai rapid;
- verificare online;
- risc redus de falsificare;
- utilizare comodă pentru persoane aflate peste hotare.
Cum se obține apostila?
Procedura generală este următoarea:
1. Pregătirea actului original
Documentul trebuie să fie:
- lizibil;
- complet;
- fără deteriorări;
- emis de autoritățile competente.
2. Depunerea cererii
Cererea poate fi depusă:
- personal;
- printr-o persoană de încredere;
- online, cu semnătură electronică.
3. Aplicarea apostilei
După verificare, documentul primește apostila electronică.
Apostila și traducerea: care este ordinea corectă?
Aceasta este una dintre cele mai frecvente întrebări.
În multe cazuri, procedura corectă este:
1. se aplică apostila pe actul original;
2. documentul se traduce;
3. traducerea se legalizează notarial;
4. uneori se aplică apostila și pe traducere.
Ordinea poate varia în funcție de țara unde vor fi prezentate actele. Din acest motiv, este recomandat să verificați cerințele exacte înainte de depunere.
Este necesară apostila pentru România?
Nu întotdeauna.
Între Republica Moldova și România există acorduri prin care anumite acte oficiale sunt recunoscute fără apostilă sau supralegalizare.
Totuși, în practică, unele instituții pot solicita apostilarea anumitor documente, în special în dosarele de cetățenie. Din acest motiv, este important să verificați cerințele actuale ale autorității unde depuneți actele.
Cât timp este valabilă apostila?
Apostila, în sine, nu are termen de expirare.
Totuși, documentul pe care este aplicată poate avea o perioadă limitată de valabilitate. De exemplu:
- cazierul judiciar;
- unele certificate medicale;
- anumite extrase oficiale.
Greșeli frecvente
Cele mai întâlnite probleme sunt:
- apostilarea copiei în locul originalului;
- traducerea înainte de apostilare;
- prezentarea unui document expirat;
- alegerea greșită a procedurii pentru țara de destinație;
- lipsa legalizării notariale a traducerii.
Cum vă poate ajuta Biroul de Traduceri Remidalis?
Biroul de Traduceri Remidalis oferă asistență pentru:
- traduceri autorizate;
- legalizare notarială;
- apostilare;
- supralegalizare;
- pregătirea actelor pentru utilizare internațională.
Dacă nu sunteți sigur ce procedură este necesară pentru documentele dvs., este recomandat să verificați cerințele înainte de depunere pentru a evita refuzurile și întârzierile.
