Atunci când un document emis în Republica Moldova trebuie utilizat într-o altă țară, simpla traducere nu este întotdeauna suficientă. În funcție de statul unde vor fi prezentate actele, poate fi necesară apostila sau procedura de supralegalizare.
Mulți oameni confundă aceste două proceduri. Totuși, supralegalizarea este diferită de apostilă și se aplică în situații specifice. În acest articol explicăm ce înseamnă supralegalizarea, când este necesară și cum se realizează în Republica Moldova.
Ce este supralegalizarea?
Supralegalizarea este procedura prin care se confirmă autenticitatea unui document oficial pentru a putea fi utilizat într-un alt stat.
Prin această procedură se certifică:
- autenticitatea semnăturii;
- calitatea persoanei care a semnat actul;
- autenticitatea ștampilei sau sigiliului aplicat pe document.
Spre deosebire de apostilă, supralegalizarea presupune mai multe etape și implică atât autoritățile din Republica Moldova, cât și reprezentanțele diplomatice ale statului unde va fi folosit documentul.
Care este diferența dintre apostilă și supralegalizare?
Diferența principală este legată de țara unde urmează să fie prezentat documentul.
Apostila
Se aplică pentru statele membre ale Convenției de la Haga din 1961.
Supralegalizarea
Se aplică pentru statele:
- care NU sunt membre ale Convenției de la Haga;
- sau care nu recunosc apostila aplicată de Republica Moldova.
Cu alte cuvinte, dacă pentru o anumită țară nu este suficientă apostila, atunci este necesară supralegalizarea.
Pentru ce țări este necesară supralegalizarea?
În general, procedura este necesară pentru state care nu fac parte din sistemul Apostilei de la Haga.
Ministerul Justiției menționează exemple precum:
- Canada;
- Kuweit;
- Liban;
- Libia;
- Emiratele Arabe Unite;
- Siria;
- Iordania.
Cerințele pot varia în timp, de aceea este important să verificați întotdeauna regulile actuale ale țării unde vor fi prezentate documentele.
Ce acte pot fi supralegalizate?
Pot fi supralegalizate diferite tipuri de documente oficiale emise în Republica Moldova.
Acte de stare civilă
- certificat de naștere;
- certificat de căsătorie;
- certificat de divorț;
- certificat de deces.
Acte de studii
- diplome;
- atestate;
- suplimente la diplomă;
- certificate academice.
Acte juridice și notariale
- procuri;
- declarații;
- hotărâri judecătorești;
- acte notariale.
Alte documente
- cazier judiciar;
- documente emise de autorități publice;
- acte ale companiilor;
- adeverințe oficiale.
Cum se face supralegalizarea în Republica Moldova?
Procedura poate include mai multe etape, în funcție de tipul documentului și de țara de destinație.
În general, procesul presupune:
1. legalizarea sau confirmarea actului de către autoritatea competentă;
2. verificarea documentului de către Ministerul Justiției sau alte instituții competente;
3. supralegalizarea la Ministerul Afacerilor Externe;
4. legalizarea finală la ambasada sau consulatul țării unde va fi utilizat actul.
Din acest motiv, procedura este mai complexă și poate dura mai mult decât apostilarea.
Ce instituții sunt implicate?
În funcție de document, pot fi implicate:
- Ministerul Justiției al Republicii Moldova;
- Ministerul Afacerilor Externe;
- Agenția Servicii Publice;
- Ministerul Educației;
- ambasada sau consulatul statului de destinație.
Este necesară și traducerea?
De cele mai multe ori, da.
În practică, documentele trebuie:
- traduse în limba solicitată;
- legalizate notarial;
- apoi supralegalizate.
Ordinea exactă poate diferi în funcție de cerințele țării unde vor fi prezentate actele. Din acest motiv, este important să verificați procedura înainte de depunere.
Cât durează procedura?
Durata depinde de:
- tipul actului;
- instituțiile implicate;
- statul de destinație;
- timpul necesar pentru ambasadă sau consulat.
Potrivit Ministerului Afacerilor Externe, termenul standard de examinare este de aproximativ 3 zile lucrătoare, însă poate fi prelungit în anumite situații.
Greșeli frecvente
Cele mai întâlnite probleme sunt:
- alegerea greșită între apostilă și supralegalizare;
- traducerea efectuată în ordinea incorectă;
- prezentarea unor copii neacceptate;
- documente expirate sau incomplete;
- lipsa legalizării notariale;
- verificarea insuficientă a cerințelor ambasadei.
Aceste greșeli pot duce la refuzul documentelor și la întârzieri importante.
Cum vă poate ajuta Biroul de Traduceri Remidalis?
Biroul de Traduceri Remidalis oferă asistență pentru:
- traduceri autorizate;
- legalizare notarială;
- apostilă;
- supralegalizare;
- pregătirea documentelor pentru utilizare internațională.
Dacă nu sunteți sigur ce procedură este necesară pentru actele dvs., este recomandat să verificați din timp cerințele țării de destinație pentru a evita refuzurile și costurile suplimentare.
